Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Что представляет собой чек-лист и как он работает

Контрольный список, известный как чек-лист, является данностью, которая уже не нова для многих людей, так как с ним они сталкивались как на работе, так и в быту. Чек-лист - это перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Обычный список покупок также подходит под это определение, но нас интересует система чек-листов в производственной сфере.

Производственная сфера - это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А невыполнение техники безопасности даже может стоить кому-то здоровье и жизнь. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Однако держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны. Тогда на помощь приходят контрольные списки.

Тогда на что нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

1. Не упустить из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
2. Повысить качество выполнения работ. Чек-лист содержит четкие критерии эффективности по каждому пункту.
3. Избежать повторения ошибок. Постоянно пересматривая применение чек-листов, руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список помогает избежать аналогичных ошибок в будущем.
4. Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.
5. Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники могут трудно отвыкнуть от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.
6. Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.
7. Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на более важных задачах, например на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут быть использованы для планирования действий или документирования работы. Таким образом, они помогают организовывать работу и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов в производственной сфере очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно стандартизировать и упорядочить.

На заметку

Использование чек-листа просто и очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если в списке есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все правильно, руководитель подтверждает результаты работы и фиксирует их в системе учета.

Как написать чек-лист для производства

В составлении чек-листов ведущую роль играют руководители подразделений и должностные лица, отвечающие за конкретные рабочие процессы на производстве. Именно они контролируют исполнение пунктов контрольных списков.

Однако, создание эффективного чек-листа - задача не из легких. Необходимо следовать определенным правилам, чтобы инструмент был действительно функциональным. К сожалению, на практике руководители не всегда учитывают эти правила при создании списков, из-за чего чек-листы могут только создавать дополнительные проблемы, а не решать их.

Как же написать эффективный чек-лист? Он должен состоять из следующих этапов:

1. Разделить задачу на этапы - это станет каркасом будущего списка. Например, чек-лист по обеспечению техники безопасности можно разделить на разделы, такие как "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочий процесс", "Пожарная безопасность" и "Электробезопасность".

2. Детализировать каждый этап, разделив его на отдельные операции. Например, в разделе "Электробезопасность" можно указать следующие подразделы: "Все электроприборы должны быть заземлены", "Регулярная проверка электрооборудования", "Использование электроинструмента только квалифицированным персоналом", "Сотрудники должны использовать электрозащитные средства" и т.д.

3. Предвидеть возможные ошибки, которые могут возникнуть на любом из этапов. Включите соответствующие напоминания и предупреждения в список.

4. Протестировать созданный чек-лист.

5. При необходимости внести исправления и дополнения.

Вот несколько простых советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Избегайте создания слишком длинных списков. Идеальное количество пунктов - 6-8 или максимум 20, если задача слишком объемная.

• Применяйте принцип группировки к списку. Объединяйте задачи в разделы и используйте подзаголовки, чтобы информация была структурирована.

• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию, избегайте составных задач, которые могут стать сложными для выполнения исполнителю.

• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса, так чтобы к следующему действию можно было переходить только после выполнения предыдущего.

• Используйте четкие и простые формулировки, так чтобы пункты списка были понятны для всех работников, включая исполнителей задач.

• Применяйте один тип чек-листа для всех процессов на предприятии и используйте единый стиль оформления, что позволит упростить ведение отчетности.

Чек-листы могут быть написаны на бумаге или с использованием электронных таблиц, но на производстве наиболее эффективны и удобны в использовании чек-листы, созданные при помощи специальных приложений-конструкторов. Такие приложения позволяют создавать контрольные списки разных типов, ставить задачи, назначать исполнителей и следить за ходом работы в режиме реального времени. Таким образом, полная автоматизация чек-листов становится действительно простой и эффективной.

Фото: freepik.com