Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, или просто SharePoint, представляет собой коллекцию программ от корпорации Microsoft, решающих целый комплекс задач. Его главная задача – создание комфортной среды для взаимодействия сотрудников предприятия, хранение информации и управление рабочими процессами.

Основные программные продукты, входящие в состав SharePoint:

• Microsoft SharePoint Foundation, ранее известный как Windows SharePoint Services, является клиентской программой, которая обладает базовыми возможностями настройки работы внутри предприятия. Ведение документооборота, хранение, обработка и поиск информации, планирование задач, разработка веб-форумов для делового общения – все это возможно с помощью SharePoint Foundation. Для больших компаний есть расширенные версии программного обеспечения с улучшенным функционалом – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server является серверным приложением, встраивающим в себя возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платное ПО, представленное в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server имеет большое количество функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики используют SharePoint Foundation в отрыве от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Но подобный портал скорее всего не будет полнофункциональным, поскольку SharePoint Foundation не предоставляет возможности, доступные в SharePoint Server, например, бизнес-аналитику, личный кабинет сотрудника и веб-формы.

Кроме основных программных продуктов, существуют и другие компоненты пакета Microsoft SharePoint, которые часто используются для разработки корпоративного ПО: Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – это HTML-редактор, используемый для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. Конструктор работает в визуальном режиме, поэтому пользователю не обязательно быть экспертом в HTML.
• Microsoft SharePoint Workspace является приложением, предоставляющим доступ к содержимому SharePoint в реальном времени. Пользователь может совершать операции с документами и данными практически из любой точки мира. Все обновления автоматически синхронизируются с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

Таким образом, Microsoft SharePoint – это платформа, которая позволяет создать интранет-сайт компании с широким функционалом и автоматизацией всех внутренних процессов, делая работу предприятия более продуктивной и удобной. Обычно под словом SharePoint подразумевают именно такой корпоративный портал.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Сразу стоит отметить, что портал SharePoint не подходит для каждой компании в качестве готового «коробочного» решения. Его необходимо приспосабливать под цели пользователя, выстраивать структуру и создавать отдельные страницы. С одной стороны, это плюс, так как получается именно то, что нужно конкретной организации. Однако процесс внедрения корпоративного портала SharePoint может затянуться на несколько месяцев, что не всегда приемлемо, особенно для малых компаний.

Структура портала

Как мы уже заметили, типовой структуры у SharePoint нет: ее разрабатывают индивидуально в соответствии с потребностями той или иной компании. Чаще всего это центральный портал, который служит местом доступа к веб-узлам дочерних уровней — сайтам отделов, пользователей, хранилищам данных. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

1. Сайты: пользователи могут создавать самостоятельно веб-узлы разных типов, включая сайты групп, вики-сайты, блоги, шаблоны приложений и рабочие области.
2. Область портала: предназначена для представления ступенчатой структуры интранета. Портал может включать несколько областей разного уровня, созданных для каждого отдела компании, и пользователи могут создавать дочерние области в рамках своей области портала.
3. Библиотеки документов: один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Это хранилище информации, которое может содержать текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы, и доступ к документам могут иметь все участники группы.
4. Списки: содержат данные, которые не являются документами, например, ссылки, контакты, задачи, события, извещения и календари. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.
5. Веб-части: это особые компоненты структуры SharePoint, которые выглядят как визуальные блоки, позволяющие обычным пользователям управлять веб-страницами.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников и материальные ресурсы. С помощью корпоративного портала SharePoint можно добиться таких результатов:

1. Работа в совместной среде: быстрый обмен документами, новостями, ссылками и прочими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов.
2. Удобный доступ к корпоративной информации: пользователи могут легко найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы и контакты нужных людей.
3. Систематизация документооборота: уменьшение времени на поиск документов и их регистрация.
4. Прозрачность структуры предприятия, что облегчает адаптацию новых сотрудников.
5. Решение проблем контроля выполнения задач: регистрирование любых изменений и оперативное следование за состоянием рабочих вопросов.
6. Автоматизация бизнес-процессов: сокращение времени, необходимого на выполнение рутинных операций вручную.
7. Обеспечение эффективного внутрикорпоративного общения: создание достаточно удобной среды для обсуждения рабочих вопросов.

Интерфейс портала

Для достижения таких результатов MS SharePoint предлагает широкий функционал. С помощью корпоративного портала SharePoint можно:

1. Создавать сайты групп, блоги, вики, форумы.
2. Публиковать и редактировать контент.
3. Обсуждать рабочие темы на форумах и в блогах.
4. Получать общий доступ к файловому хранилищу.
5. Работать с файлами удаленно.
6. Управлять данными на сайтах групп, предоставлять доступ к ним.
7. Быстро находить информацию.
8. Совместно редактировать документы, в том числе с разных устройств.
9. Оперативно оповещать сотрудников о важных событиях и задачах.
10. Создавать профили пользователей.

Одна из самых популярных платформ на рынке корпоративных портальных решений – это MS SharePoint. Это платформа от Microsoft с высоким качеством продуктов и эффективностью в решении рабочих задач. Однако, как и у любого другого продукта, MS SharePoint есть свои сильные и слабые стороны, которые оставляют место для конкуренции других производителей.

Среди неоспоримых преимуществ MS SharePoint можно отметить широкий функционал и безграничные возможности настройки и расширения, которые позволяют индивидуализировать все компании. Также следует отметить легкую интеграцию с другими продуктами Microsoft. Однако, если рассматривать минусы, то нельзя не упомянуть некоторые проблемы.

Например, из-за большого количества функций, MS SharePoint может быть сложен и тяжел для внедрения и настройки. Также у этой платформы есть проблемы совместимости с программным обеспечением других поставщиков, а ее установка и использование довольно дорогостоящие из-за стоимости лицензии и платных продуктов. Кроме того, срок внедрения MS SharePoint может достигать полугода и более из-за его сложности.

Из-за перечисленных выше проблем, MS SharePoint не подходит для компаний, занятых в сфере малого бизнеса, а также для тех, кто использует программное обеспечение от других производителей.

Важно отметить, что помимо всех преимуществ и недостатков, руководитель, который внедряет подобные IT-продукты, должен учитывать корпоративную культуру и психологический климат в организации. Работа в коллективе зависит от эффективности налаженных процессов коммуникации. MS SharePoint – отличный рабочий инструмент, однако если рассматривать его в аспекте мотивации к общению, то он уступает другим решениям, таким, как корпоративные соцсети.

Корпоративный портал на платформе MS SharePoint – это выбор многих крупных компаний, обладающих разнообразными функциями и выполняющий большое количество рабочих задач. Однако использование MS SharePoint сопряжено с ограничениями в доступности и стоимости, и не является полным решением проблемы коммуникации внутри компании.

Фото: freepik.com